Різниця між архівуванням та видаленням в gmail

Знайте, що робити з усім, що ви отримуєте в Gmail

Для більшості людей Gmail - це один із найважливіших інструментів у їх повсякденному житті. Проблема полягає в тому, що більшість отримує стільки електронних листів, що важко зберігати свою поштову скриньку організованою, а не повною, випадковою, непотрібною електронною поштою. Gmail пропонує користувачам кілька способів упорядкування та сортування електронних листів у різні папки, вкладки та теги, але в той час, коли пошук Google може сканувати мільйони слів за секунду, чому потрібно докладати стільки зусиль, щоб ваш Gmail був організованим? На щастя, у Gmail є інструмент архівації, який допоможе вам очистити інтерфейс, не змушуючи витратити кілька днів на розміщення кожної електронної пошти у окремій папці.

Що таке архівування?

Акт архівації електронної пошти в Gmail - це прийняття її та розміщення її в папці, де вона буде надалі існувати, але більше не буде захаращувати вашу поштову скриньку. Найкраще з цього приводу полягає в тому, що вона буде все ще доступною в майбутньому за потреби. Gmail справляється із цим завданням фантастично, оскільки дозволяє користувачам швидко та легко архівувати свої електронні листи.

Що таке видалення?

Коли ви вирішите видалити електронний лист, він надсилається у кошик для сміття. Ця папка діє як резервна копія, якщо ви не хотіли фактично позбутися електронної пошти. Деякі люди також використовують папку сміття як місце для відвантаження електронних листів, які вони не вважають настільки важливими, щоб мати їх у папці "Вхідні". Проблема з цим полягає в тому, що Gmail автоматично видаляє пошту, поміщену в кошик, через 30 днів. Тож якщо використання папки сміття як інструменту для очищення папки вхідних повідомлень може здатися хорошою ідеєю, просто знайте, що ви, швидше за все, втратите електронний лист, який може знадобитися в майбутньому.

Чому ви повинні архівувати свої електронні листи

Скажіть, що ви спілкуєтесь з кимось, і обмінюється така інформація, як адреса чи номер телефону. У цей момент ви зможете записати або зберегти все необхідне, тому ви вирішите видалити розмову, оскільки не бачите сенсу, щоб вона більше захаращувала вашу поштову скриньку.

Тепер уявіть собі деякий час, за який вам ніколи не знадобилося б оглядатись на цю розмову або отримувати інформацію з цих електронних листів, але чомусь, тепер ви це робите. Якщо ви видалили потік електронної пошти, ви не зможете озирнутися назад і легко знайти те, що шукаєте. Якщо ви архівуєте електронний лист, вам більше не доведеться бачити його в папці "Вхідні", але ви також матимете спокій, знаючи, що якщо вам потрібно, швидкий пошук поверне його вам.

Крім того, всі ваші заархівовані електронні листи знаходяться у папці "Вся пошта", яку можна знайти у вікні навігації. Електронні листи не впорядковуються одноразово, але якщо вам потрібен швидкий доступ до нещодавно заархівованого електронного листа, він буде вгорі списку.

Як архівувати електронну пошту в Gmail на Android

Є три швидких та простих способу архівувати ваші електронні листи. Два з цих методів призначені для архівації окремих електронних листів, а третій - спосіб вибору декількох електронних листів та архівування їх для подальшого використання.

Найшвидший, найпростіший і найбільш схильний до архіву електронний лист - це зрушити його під час перегляду списку списку всіх ваших електронних листів у папці "Вхідні". Оскільки більшість користувачів Android звикли отримувати доступ до навігаційного ящика, коли він не проходить з лівого краю екрана, випадково надсилати електронні листи, щоб їх архівувати, легко. На щастя, відразу після відведення електронного листа Gmail дозволяє скасувати свою дію, лише натиснувши кнопку скасування, яка з’являється протягом декількох моментів після архівування.

У налаштуваннях Gmail можна швидко вимкнути цю функцію, якщо ви зробите це багато випадково або просто не маєте необхідності в цій функції. Для цього відкрийте ящик для навігації, прокрутіть донизу, де розміщені налаштування, введіть загальні налаштування, а опція друга зверху дасть вам вибір увімкнути або вимкнути "проведіть пальцем до архіву".

Другий спосіб архівації електронної пошти - це перегляд окремої нитки повідомлень. Після того, як ви прочитали вміст повідомлення електронної пошти, на панелі завдань вас чекає кілька варіантів. Однією з безлічі іконок, що чекають на вас, є та, що видається коробкою зі стрілкою, спрямованою вниз. Це кнопка архіву. Якщо ви виберете це під час перегляду електронної пошти, ви будете відправлені назад у свою папку "Вхідні", і в нижній частині екрана на декілька секунд з'явиться статус, який повідомляє вам про те, що повідомлення електронної пошти було заархівовано. Якщо ви не хотіли архівувати електронну пошту, знову є кнопка скасування, яку ви можете вибрати, щоб повернути електронну пошту до її початкового місця.

Нарешті, якщо ви переглядаєте свою папку "Вхідні" і вирішите, що пора справді її очистити, останній метод зробить це швидко та просто. Переглядаючи свою папку "Вхідні" у вікні списку, ви можете натиснути на зображення відправника (як правило, кольорове поле з першою літерою імені відправника всередині нього) або довго натиснути на електронний лист, щоб вибрати його.

Продовжуйте процес вибору більшої кількості електронних листів, і як тільки все, що ви хочете заархівувати, буде вибрано, натисніть на той самий значок поля зі стрілкою, спрямованою вниз, що сидить на панелі завдань. Так само, як і в останньому методі, відразу після архівування електронних листів у нижній частині екрана з’явиться статус, який повідомляє вам про те, що ви архівуєте численні електронні листи, і надає можливість скасувати свою дію.

Якщо ви коли-небудь хвилюєтесь, що ви можете випадково заархівувати або видалити будь-яку електронну пошту будь-яким із перерахованих вище способів, Gmail дозволяє увімкнути функцію, яка додає ще один крок до архівування чи видалення електронних листів. Цей авторизація додає спливаюче діалогове вікно, яке з’являється під час спроби видалити або архівувати електронний лист, який вимагатиме підтвердження того, що ви насправді хочете виконати вибрану дію.

Щоб увімкнути це, відкрийте ящик навігації, прокрутіть униз до налаштувань, виберіть загальні настройки, а внизу меню є два прапорці, щоб активувати підтвердження перед видаленням та архівуванням.

Завдяки цим новим знанням щодо архівації та видалення, ваш поштовий ящик Gmail буде чистішим та ефективнішим, але при цьому ніколи не позбудетесь інформації, яка вам може знадобитися якийсь день.